Pangkalan Data Perguruan Tinggi & Penomoran Ijazah

Panduan singkat: konsep, struktur penomoran, alur, dan implementasi

Agenda

  • Definisi & komponen data
  • Format penomoran ijazah
  • Alur, validasi, dan keamanan
  • Implementasi & roadmap

Apa itu Pangkalan Data PT?

  • Repositori terpusat untuk data akademik, administratif, dan ijazah
  • Mendukung pelaporan, verifikasi, dan layanan alumni
  • Harus konsisten, terstruktur, dan dapat diaudit

Komponen Utama Data

  • Data mahasiswa (NIM, nama, program, kelulusan)
  • Data program studi & fakultas
  • Riwayat akademik, tanggal sidang, ijazah
  • Metadata penomoran: seri, tahun, kode unit

Prinsip Penomoran Ijazah

  • Unik dan tidak boleh duplikasi
  • Terstruktur: menggambarkan institusi, tahun, unit
  • Terukur untuk audit dan verifikasi elektronik

Contoh Format Penomoran

Format contoh (disesuaikan kebijakan PT):

  • PTK-YYYY-FAC-PROG-SEQ (contoh: UGM-2025-FIS-IF-000123)
  • Bagian: kode PT / tahun / kode fakultas / kode program / nomor urut

Alur Penerbitan Ijazah

  1. Registrasi lulusan → verifikasi akademik
  2. Generate nomor ijazah dari sistem
  3. Validasi internal & tanda tangan digital
  4. Penerbitan fisik/digital dan pencatatan ke DB

Validasi & Audit

  • Log perubahan nomor dan operator
  • Cross-check dengan SK yudisium & transkrip
  • Audit trail untuk deteksi duplikat / manipulasi

Keamanan Data

  • Kontrol akses berbasis peran
  • Enkripsi data sensitif & transport
  • Backup berkala & recovery plan

Privasi

  • Minimalisasi data publik pada verifikasi online
  • Kepatuhan terhadap aturan perlindungan data

Integrasi Sistem

  • Sinkronisasi dengan SIAK, kepegawaian, dan keuangan
  • API untuk verifikasi ijazah oleh pihak ketiga
  • Format interoperabilitas (JSON/XML) & standar metadata

Ilustrasi Tampilan Database

Database dashboard

Contoh dashboard: entri ijazah, status verifikasi, log audit

Manfaat Sistem Terpusat

  • Pengelolaan risiko duplikasi/forgery
  • Proses lebih cepat dan transparan
  • Data siap untuk pelaporan nasional
Team working

Tantangan Umum

  • Legacy system & migrasi data
  • Standarisasi kode di seluruh unit
  • Kesiapan SDM dan proses change management

Roadmap Implementasi (ringkas)

  • 1–3 bulan: inventaris & perancangan format
  • 4–9 bulan: pengembangan sistem & integrasi
  • 10–12 bulan: uji coba, pelatihan, dan go-live

Penutup

Sistem penomoran ijazah yang terstruktur meningkatkan kepercayaan, efisiensi, dan kepatuhan hukum.

Lanjutkan ke implementasi